Организирате събитие? Как да помислите за сигурността на посетителите предварително

Концерт, фестивал или спортно събитие – независимо от естеството всяко едно мероприятие изисква сериозна подготовка – програма, участници, локация.

Но най-важният фактор, който прави дадено събитие успешно, е публиката. Именно затова и спокойствието и сигурността на посетителите трябва да бъде приоритет на всеки организатор. 

Откъде започва сигурността на посетителите?

Сигурността на посетителите започва с планиране, не с реакция на място. Направете оценка на риска според вида и мащаба на събитието, обезопасете пространството, осигурете хора за първа помощ и охрана, проверете нужните разрешителни.Необходимо е да обърнете сериозно внимание и на прехвърлянето на финансовия риск от потенциално възникнали проблеми, като предприемете действия по сключване на релевантни за събитието застраховки. 

От какво да тръгнете? Оценка на риска като основа на плана

За да избегнем максимално непредвидени ситуации, най-напред трябва да сме наясно какви опасности крие всяко едно събитие. 

Как да документирате оценката на риска

Препоръчително е да оформите документално извършената оценка на риска:

• избройте възможните опасности за всяка зона и дейност;
• оценете вероятността и тежестта на всяка от тях;
• определете конкретна мярка за всяка опасност и кой отговаря за нея;
• запишете плана и запознайте ангажирания екип преди събитието.

Как да обезопасите мястото на събитието?

Физическото обезопасяване е с много висок приоритет. Всяка стъпка на посетителя от входа до изхода, както и потенциалните рискове, с които той може да се сблъска, трябва да бъдат обмислени предварително.

Капацитет и управление на тълпата

Информирайте се за максималния капацитет спрямо площта на локацията, на която ще се проведе събитието. Обособете ясни маршрути, осигурете достатъчна широчина на входовете и изходите, както и ако е възможно - достъпна среда за хора с увреждания.

Евакуация и аварийни изходи

Оформете прецизен евакуационен план. Осигурете аварийно осветление, маркирайте маршрутите и определете безопасен сборен пункт извън обекта. Уточнете по какъв начин и от кого следва да бъде обявена евакуацията, ако възникне необходимост от такава.

Пожарна безопасност

Необходимо е да се погрижите за пожарната безопасност, като това включва пожарогасители на видими места и изходи без прегради. Често при по-мащабни събития се използват и пироефекти като част от програмата. Съгласувайте предварително всяка пиротехника с изискванията на съответните институции. 

Метеорологични и технически рискове

За всяко събитие на открито подгответе сценарий при лошо време. Укрепете сцените и шатрите, а ел. инсталациите следва да се изградят от правоспособни специалисти така, че проливен дъжд да не създава риск за техниката.

Кой се грижи за посетителите по време на събитието?

Медицинско обслужване и първа помощ

Обособете обозначен пункт за първа помощ и осигурете професионално медицинско обслужване за бърза реакция при евентуални инциденти. Дори при липса на сериозен инцидент, при летните събития (концерти, музикални фестивали) струпването на много хора, наред с високите температури и еуфорията на посетителите, води до прилошаване и необходимост от медицински екип, който да окаже помощ на пострадалите.

Охрана и контрол на достъпа

Стриктният контрол на достъпа не допуска опасни предмети. Нужна е охрана, която да следи за реда и ефективно да управлява потоците от хора.

Комуникация и подготовка на екипа

Раздайте радиостанции на координаторите и проведете брифинг. Всеки трябва да знае ролята си в случай на кризисна ситуация.

Какви разрешителни и изисквания да проверите?

Наред с всичко описано по-горе, е важно да обърнете внимание и на следните аспекти:

• проверете нужните уведомления и разрешителни от съответната община;
• уточнете изискванията за опазване на реда и пожарната безопасност;
• при предлагане на храни спазвайте санитарно-хигиенните норми;
• уредете авторските и лицензионни права за музиката;
• спазете правилата за защита на личните данни на гостите.

Как да прехвърлите финансовия риск чрез застраховка?

Дори при отлична организация остава риск, който е най-разумно да прехвърлите към застраховател.

Злополука на посетителите на мероприятието

Това е основен застрахователен продукт за всяко културно мероприятие или спортна проява. Сключва се от организатора и покрива разходи при злополука с гост. Вижте повече за застраховка „Злополука на посетители на културни, спортни и развлекателни мероприятия“.

Обща гражданска отговорност на организатора

При претенции от трети лица за вреди, полицата „Обща гражданска отговорност към трети лица“ покрива вашия риск от отговорност към трети лица.

Отговорност и защита на екипа и доброволците

Защитете хората си чрез „Отговорност на работодателя“ или групова застраховка злополука на персонала.

Имущество и техника на събитието

Сцената, техниката и оборудването също могат да се застраховат срещу щети и кражба чрез имуществени полици за бизнеса.

Готови ли сте? Чек-лист за сигурност преди събитието

Финална проверка 48 часа преди събитието:

• готова и споделена с екипа оценка на риска;
• определен капацитет и обозначени входове и изходи;
• начертан евакуационен план и сборни пунктове;
• осигурени пожарогасители и свободни аварийни изходи;
• осигурени първа помощ и медицинско обслужване;
• ангажирана охрана и контрол на достъпа;
• проверени разрешителни и уведомления;
• подготвен сценарий при лошо време за събития на открито;
• сключени застраховки за посетителите и за отговорността на организатора;
• направен брифинг на екипа и разпределени роли.

Какво да направите при инцидент по време на събитието?

• при спешен медицински случай – включете медицинския екип и при нужда потърсете спешна помощ;
• при злополука с посетител – опишете случая, съберете данни на свидетели и запазете документи;
• при щета към трето лице – документирайте обстоятелствата и уведомете застрахователя;
• при кражба или инцидент с охрана – уведомете компетентните органи и вземете документ;
• следвайте плана и указанията на застрахователя при завеждане на застрахователно събитие.
  

Спокойно събитие започва с добра подготовка

Сигурността на посетителите е резултат от предварително планиране в логична последователност – оценка на риска, обезопасяване на мястото, грижа за хората, разрешителни и застраховка.

За да бъдете подготвени и при непредвидени ситуации, потърсете надежден застраховател, който да ви консултира индивидуално.  В зависимост от характера на събитието, което организирате, експертите в областта ще ви насочат точно от какви покрития се нуждаете, така че максимално да се насладите на програмата, която сте подготвили .

Често задавани въпроси

Кой сключва застраховката за злополука на посетителите - организаторът или посетителят?

Полицата се сключва от организатора на събитието или собственика на обекта. Посетителите получават защита автоматично.

Каква е разликата между застраховка „Злополука на посетители“ и „Обща гражданска отговорност“?

Първата покрива лечението при инцидент с гост. Втората пази организатора от съдебни претенции при негова отговорност към трети лица.

Нужна ли е застраховка за малко или еднократно събитие?

Да, инциденти се случват при всякакъв мащаб. Продуктите са гъвкави и се адаптират за еднократни прояви.

Мога ли да застраховам само за деня на събитието?

Разбира се. Можете да сключите полица, която важи само в дните и часовете на самото мероприятие.